営業の説明下手は「目的」と「順序」の2つを意識するだけ克服できる

本記事で解決できる悩み

悩んでる人
・人に話を上手く伝えられないな。
・自分が話すときだけみんながぽかーんとしている。

「説明が下手だ」という悩みが原因で人前で話すことが億劫になってしまう人もいると思います。

そして、できるだけ失敗しないようにと「流暢に話せるように準備をする」「どんな質問がきてもいいように理論武装をする」といったことに多くの時間を使ってしまうんですよ。

もちろんこれらも重要な一つの要素のですが、何にも増して重要なものがあります。

それは、説明の「目的」と「順序」です。

このたった2つを意識するだけで、説明が格段にわかりやすくなります。

そこで今回は、「ありがちなミス」と「それを克服するときのポイント」をお伝えしていきたいと思います。

営業の説明下手な人にありがちなミス

私は先日後輩に「訪問してきたA社の案件の進捗状況はどうなってる?見込みのあるクライアントになりそう?」と聞いたところ、こんな答えが返ってきました。

案件の概要を説明すると、ある商品を製造している検品工程において、人による目視検査を行っていたものをAIに置き換えることよって省人化したいとのことでした。今は3人で目視検査を行っていて、仮にAIを導入できたとすると〇〇円のコスト削減に繋がる見立ても既にあるそうです。あと、・・・・(案件の詳細の説明が数分続く)。また、競合のB社もこれから提案をしようとしていて、B社は〇〇に強みがあるので、そこに勝てるような提案にしなければいけないのです。予算も〇〇円あるとのことなので、見込みあるクライアントだと思います。以上です。

この話を聞くと次のように2つの疑問が湧かないでしょうか?

  • 一旦、状況を共有しただけ?それとも何かサポートを依頼したいのか?
  • 結局、見込みのあるクライアントなのか?

これを言い換えると、

  • 説明の目的がはっきりしていない
  • 小さな情報をいきなり言ってしまう

という2つの点で問題があるんですよね。

この後輩の例はあくまで一例なのですが、あなたの周りの説明下手だと思う人はだいたいこの2つの問題があるのではないでしょうか。

営業の説明下手にありがちなミスがダメな理由

先ほどお伝えした2つの問題がダメな理由をそれぞれ見ていきましょう。

営業の説明下手にありがちなミスがダメな理由

  1. 説明の目的がはっきりしていない
  2. 小さな情報をいきなり言ってしまう

理由1:説明の目的がはっきりしていない

結局、後輩に話を聞いていくと、提案までの進め方がわからないからサポートをして欲しいとのことでした。

説明の内容を漏れなく伝えていても、何のために説明しているのか、その目的がハッキリしないと「それで?聞いた私はどうしたらいいの?一旦話を聞くだけでいいの?サポートした方がいいの?」と何をしていいのかわからなくなってしまいました。

説明の目的が「A社案件の状況共有」だけであれば、特に問題はなかったのですが、サポートをして欲しいとのことであれば、そのように説明をしなければいけなんですよね。

よく説明が下手な人の話を聞いていると謎の沈黙が生まれる場面がありますよね?

それで?聞いたこちら側はどうしたらいいのでしょうか?と。

理由2:小さな情報をいきなり言ってしまう

私がまず知りたいことは「見込みのあるクライアントになりそうか?」のはずです。

後輩はまず「見込みのあるクライアントになりそうか?」という問いに対して答えるべきなので、「見込みのあるクライアントになりそうです」か「見込みのあるクライアントにはならなそうです」という答えになるべきだったんですよね。

いきなり案件の詳細の説明をされてしまったので、聞きながら「ん?結局、この案件は見込みのあるクライアントなのか?」ということばかり気になってしまいました。

私が気にしているポイントは質問の通り、「見込みのあるクライアントになりそうか?」なのですから。

営業の説明下手を克服するときのポイント

ここからは具体的に説明下手を克服するときのポイントをお伝えします。

営業の説明下手を克服するときのポイント

  1. 説明の目的をはっきりさせる(伝える、伝わる、動かす)
  2. 大きい情報⇒小さい情報

ポイント1:説明の目的をはっきりさせる(伝える、伝わる、動かす)

説明の目的の大切さはおわかり頂けたかと思います。

「何のために説明するのか」という意識自体が、説明そのものを変えるんですよね。

そもそも説明にはどんな目的があるのかというと、説明の目的には、伝える・伝わる・動いてもらうの3段階があると思っています。

説明の目的

  1. 伝える:世間話レベル(例:昨日のテレビ面白かったよね!)
  2. 伝わる:業務連絡・注意事項レベル(例:〇月〇日に防災訓練があるので多少うるさくなるかもしれません)
  3. 動かす:お願い・相手を動かすレベル(例:弊社のA商品によって、御社は〇〇を実現できるのでぜひ購入を検討してください!)

伝える

この伝える段階では、相手に情報を投げるだけに留まります。

相手が情報を理解したかどうかはわかりませんが、伝えたという事実だけ残る形となるんですよ。

「伝える」を目的としてよいのは、世間話レベルの説明しかないです。

「昨日のテレビ面白かったよね!」といった世間話は、「え~、そんなに面白くなかったよ!」と別に相手に理解されなくても問題はないんです。

伝わる

この伝わるの段階では、話し手が伝えた情報を聞き手が理解した状態です。

ただ、この段階では、自分の考えていることが正確に相手に伝わって理解してもらっているのですが、それ以上のことはないんですね。

したがって、「伝わる」を目的としてよいのは、業務連絡・注意事項レベルの説明となります。

「〇月〇日に防災訓練があるので多少うるさくなるかもしれません」といった業務連絡は、「あ~たしか今日は防災訓練があるってな」と人に理解されるだけでいいんですよ。

動かす

この動かすの段階では、話し手が伝えた情報をもとに聞き手が動いている状態です。

ビジネスでは、相手が行動してはじめて「結果が出る」と言えるので、ただ伝える、伝わるだけではダメなんですね。

したがって、ビジネスでは常に「動かす」の段階を意識しながら説明をしていきましょう。

説明をする際、話し手は必ず「仕事を進めたい」「相手に協力してもらいたい」といった何かしらの意図があるはずなので、どう動いて欲しいのかを考えながら説明をしていきましょう。

ポイント2:大きい情報⇒小さい情報

聞き手が「聞きやすい」と感じる順番で話すことが大事なのです。

したがって、相手が概要をイメージできるような「大きな情報」から話をして、そのあとに「小さい情報」を話せばよかったのです。

人は説明を受けるとき、意識して聞きたい情報を待っています。

この場合では、「見込みのあるクライアントになりそうか?」に対して、「はい」であったならば、次に「なぜ見込みのあるクライアントになるのか?」という疑問が湧いて初めて、案件の詳細の説明が入ってくるようになるのです。

聞きたいことを一つ聞いて理解できれば、次の疑問が湧き、その疑問に対する新たな情報を得ようとするのです。

したがって、常に「相手が知りたい情報が何か」を意識しなければいけないのです。

結局どのような説明がよかったのか?

では、具体的にはどのような説明の仕方が良かったのか、おさらいをしてみましょう。

  • 私:訪問してきたA社の案件の進捗状況はどうなってる?見込みのあるクライアントになりそう?
  • 後輩:見込みのあるクライアントだと思います。なぜなら、要件も固まっており、十分な予算も確保されています。ただ、競合にも声を掛けているのでそことの勝負にはなりますが。⇒大きい情報!
  • 後輩:本件を進めるにあたって、ぜひお力添え頂きたいのですが、まずは案件の概要から説明させてください。⇒説明の目的を明確に!
  • 後輩:~~~(案件の概要へ・・・)⇒小さい情報!

まとめ

お伝えした2点を意識するだけでも、説明が格段にわかりやすくなるんですよ。

まずは、この2点を意識して相手の反応を見ながら練習をしていきましょう。

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