会議進行下手を克服!事前共有するだけで会議は上手く回る

会議進行下手
  • 会議が上手く仕切れない
  • 自分が話すといつも沈黙が生まれてしまう
  • 会議の事前準備って何をすればいいの?

このような悩みを解決する記事となっています。

この悩みが原因で自分が進行役となる会議は参加したくないなという人もいると思います。

そして、ファシリテーションやタイムキーピングなど小手先のスキルを使ってみるものの一向に会議を上手く進められなくて落ち込んでしまう。。。

昔の私はこんな感じでした。

もちろん、これらのスキルも重要な一つの要素なのですが、正直これらだけ100点満点でできたとしても、会議を上手く進行できません。

最も重要なのは「事前共有する」ということです。

私は会議中のファシリテーションが上手いわけではないのですが、「事前共有を徹底する」ことを実践してから、特に会議の進行で苦労することはなくなりました。

ここでは、会議の目的と種類、進行下手な原因、上手くなるためのコツについてご紹介します。

会議の目的と種類

まずは会議の目的と種類について理解していきましょう。

その理由は、会議の目的と種類によって会議の進め方が大きく変わってくるからです。

会議の目的と種類

  1. 情報共有
  2. ブレスト
  3. 合意形成

会議の目的と種類1:情報共有

基本的には「特定の人から情報を一方的に伝える会議」となります。

例えば、会社の方針を伝えるオリエンテーション、プロジェクトの概要や各人の役割を伝えるキックオフミーティング等が該当します。

会議の目的と種類2:ブレスト

「不特定多数の人が自由に意見を述べる会議」となります。

例えば、新規事業のネタを考える、〇〇部門の今後の方針を考えるなどのワークショップ等が該当します。

会議の目的と種類3:合意形成

「参加者間で物事を決定する会議」となります。

例えば、提案の方向性を決める、プロジェクトの方針を決めるなどの定例会等が該当します。

営業マン
会議を自ら設定する際は、3つのどれに当てはまるのか考えた上で、進め方を検討していくのが基本となります。

会議進行が上手くいかない原因

まずは、会議進行が下手な人がやりがちなミスを実例を交えて見てみましょう。

<会議前>

  • Aさん:(先日訪問してきたY社の件、どうやって提案まで進めようかな。まずは、社内の人を募って提案の方向性を検討しよう。えっと、B,C,Dさんを招集しよう。社内共有カレンダーに【Y社案件について】というタイトルで登録)
  • B,C,Dさん:(Aさんから会議招待されたけど、これは何の会議なのかな?新規案件の共有の場なのかな?何か事前に考えておくべきことはあるかな?特に事前共有もないし、その場で新規案件の共有だけなのかな。)

<会議中>

  • Aさん:急遽時間を頂いてすみません。この会議では先日訪問してきたY社へ提案をしたいと考えているので、「案件の共有」「提案の方向性を決定」できればと思います。本件の概要は、~~~です。これを踏まえて、提案の方向性についてBさんのご意見も頂きたく。
  • B,C,Dさん:(この場で考えるなんて時間が足らないよな。まあでもそんなこと言ってたら先に進まないし)①という案もあるし、②という案もあると思います。ん~どっちがいいかな。
  • Aさん:時間が来てしまったので、もう一回会議の予定を入れますね。ありがとうございました。

<会議後>

  • B,C,Dさん:時間切れになってしまったけど、いつまでに、誰が、何をすればいいのだろう。

私はこのような会議を何度となく経験してきましたが、あなたも経験があるのではないでしょうか。さて、この会議の進め方の何が問題なのか考えてみましょう。

詳細の内容は置いておいて、この話は以下の問題があることに気づきましたでしょうか。

  • どのような会議か当日までわからない
    ⇒話を聞くだけでいいのか?事前にアイデアを考えた方がいいのか?
    ⇒そのせいで時間切れとなり、2回、3回と同じ内容の会議が続く
  • 次何をしたらいいかがわからない
    ⇒会議後、誰がボールを持っているか不明で時間だけが過ぎる

これを言い換えると、以下の2つの点で問題があるのです。

会議進行が上手くいかない原因

  1. (事前に)会議の目的・内容がはっきりしていない
  2. ネクストアクションを決めない

原因1:(事前に)会議の目的・内容がはっきりしていない

今回の場合、結局、会議に出てみたら意見を述べて欲しいとのことでした。

Bさんとしては、事前に会議の目的・内容を知ることができたら事前に準備することができて、もっと活発な意見交換ができた可能性があります。

Aさんとしても、ファシリテーションが上手いわけではないので、その場で相手の考えを引き出すことができませんでした。

そして、また同じ会議が開かれることになってしまいました。

この場合、会議中に実施すること(意見をまとめる)と会議外に実施すること(提案の方向性を考える)を区別できていないため、問題のある会議となってしまいました。

原因2:ネクストアクションを決めない

ブレストや合意形成の会議には、必ず次があるはずです。

ブレストの会議の場合は、アイデアを出すことが主になると思いますが、出したあとは必ずまとめるという次のステップがあるはずです。

合意形成の会議の場合は、提案の方向性を固めたあとは必ず誰かが提案書を各という次のステップがあるはずです。

会議が終わった後に、誰がボールを持っているかが分からず、結局時間が経っても話が先に進んでいないかったというケースがよくあります。

会議進行が上手くなるためのコツ

実例のように会議の進行がイマイチとなってしまうのは、会議参加者全員が会議が始まるまで、「どんな会議となるのか」がわからないからです。

したがって、会議進め方下手を克服するためには、「事前共有する」に尽きると思います。

よく「発言ルールを設けましょう!」といった会議を進める上でのテクニックとか言われていますが、これまでの経験上、そんな細かいことあまり重要でないです。

会議の内容が事前に共有されていれば、参加社は会議が始まる前から「こんな感じで進んでいくな」とイメージができています。

ぶっちゃけ進行役のファシリテーションが下手でも会議は勝手に進みます。

会議進行が上手くなるためのコツ

  1. 会議の目的を事前共有する
  2. アジェンダを事前共有する
  3. 内容を事前共有する
  4. お願い事項を事前共有する
  5. どこまで決めたいかを事前共有する
  6. ネクストアクションを事前共有する

コツ1:会議の目的を事前共有する

最初にお伝えした「会議の目的と種類」のどれに該当するのかを共有しましょう。

情報共有であれば、「Y社案件の情報共有の場となります」と共有することになり、ブレストや合意形成であれば、「〇〇の件についてディスカッションの場となります」と共有することになります。

コツ2:アジェンダを事前共有する

必ず時間配分を考慮したアジェンダを共有しましょう。

特に3の合意形成であれば、何かしらの結論を出さなければなりません。

参加者に制限時間をインプットして、議論が盛り上がり、話がまとまり切らなかったということは避けましょう。

コツ3:内容を事前共有する

会議の目的を伝えるのと同時に、会議で話す予定の内容も簡単に共有しましょう。

特にブレストや合意形成であれば、事前に内容をもとに考える時間が生まれます。

コツ4:お願い事項を事前共有する

会議の目的、内容と合わせて、参加者へ事前に準備してきてもらいたいものがあれば共有しましょう。

ブレストや合意形成であれば、「事前に〇〇について考えてきてください」とすれば、その場で考えて時間切れとなり、もう一度会議をセッティングするという手間を省くことができます。

コツ5:どこまで決めたいかを事前共有する

提案の方針まで決まれば良いのか、提案の具体的な中身まで決めたいのか等、どこまで決めたいかを共有しましょう。

それによって、参加者が事前に準備してくるものの深さが変わってきます。

コツ6:ネクストアクションを事前共有する

ネクストアクションは会議をしてからでないと決められないのでは?と思う方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

ある程度会議のオチを想定しながら、「こういうオチになったら〇〇タスクをAさんにお願いしよう」といった形で自分の頭の中で決めておきます。

上記は事前共有することではないのですが、必ず今後の想定スケジュールは共有するようにしましょう。

どれくらい緊急性があるのかによっても、参加者のモチベーションは変わります。

営業マン
かなり時間的に余裕のある話であれば、ゆるく参加する人もいるでしょうし、余裕がなければ、本気度高めで参加してくれるでしょう。

結局どのような会議の進め方がよかったのか?

お伝えした通り、会議の進め方を上手くするには「会議中のテクニック」ではなく「会議前の事前共有」をすることです。

では、Aさんが実際どうすべきだったのか見ていきましょう。

<会議前>

  • Aさん:(先日訪問してきたY社の件、どうやって提案まで進めようかな。まずは、社内の人を募って提案の方向性を検討しよう。えっと、B,C,Dさんを招集しよう。社内共有カレンダーに【Y社案件について】というタイトルで招集して、事前にメールを打っておこう。)

<メール>

  • B,C,Dさん、お疲れ様です。先日訪問してきたY社案件について、みなさまの得意領域かと思いましたのでお力添え頂きたいと思っております。先ほど来週の火曜日に会議を設定させて頂いたのですが、事前に会議の目的の目的など共有します。
  • 会議の目的:
    合意形成(提案方針の決定)
  • アジェンダ:
    Y社案件共有:10分
    質疑応答:10分
    提案方針検討:30分
    ネクストアクション:10分
  • 内容:
    案件概要は、~~~。
  • お願い事項
    会議までに提案の方針を各自検討
  • どこまで決めたいか
    具体的な提案の内容ではなく、提案の大枠の方向性を固めたい
  • ネクストアクション
    3月8日:案件共有、提案方針決定←次回
    3月12日:提案書レビュー
    3月14日:提案
  • B,C,Dさん:(会議の趣旨については理解した。案件の概要も把握したし、提案の方向性について考えてみるか。)

<会議中>

  • Aさん:急遽時間を頂いてすみません。事前にメールした通りなんですが・・・。
  • Bさん:あ、もう提案の方向性を考えてきたので共有してもいいですか?
  • Aさん:お願いします!
  • C,Dさん:私もBさんの考えと同じですので、この方向性で進めましょう!
  • Aさん:では次回3月12日の提案書レビューまでにBさんが中心となって提案書を作成してもらってもいいですか?
  • Bさん:はい。C,Dさんあとでパート分けして提案書の中身を仕上げていきましょう。

<会議後>

  • B,C,Dさん:(タスクは明確だ!あとは完成度を高めるのみ!)

いかがでしょうか。

Aさんのファシリテーションも必要なく勝手に進んでいきました。これはただ「事前共有する」を実行しただけです。

これはあくまで例なのですが、経験上、しっかりと事前に共有ができていればこれくらいスムーズに進みます。

まとめ

本記事のまとめ

  • 会議の目的と種類:①情報共有、②ブレスト、③合意形成
  • 会議進行が上手くいかない原因:①(事前に)会議の目的・内容がはっきりしていない、②ネクストアクションを決めない
  • 会議進行が上手くなるためのコツ:①会議の目的を事前共有する、②アジェンダを事前共有する、③内容を事前共有する、④お願い事項を事前共有する、どこまで決めたいかを事前共有する、⑥ネクストアクションを事前共有する

繰り返しにはなりますが、会議を上手く回すためにファシリテーションスキルはmustではありません。

会議の内容が事前に共有されていれさえすれば、進行役のファシリテーションが下手でも会議は勝手に進みます。

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