会議進行下手を克服！事前共有するだけで会議は上手く回る

このような悩みを解決する記事となっています。

この悩みが原因で自分が進行役となる会議は参加したくないなという人もいると思います。

そして、ファシリテーションやタイムキーピングなど小手先のスキルを使ってみるものの一向に会議を上手く進められなくて落ち込んでしまう。。。

昔の私はこんな感じでした。

もちろん、これらのスキルも重要な一つの要素なのですが、正直これらだけ100点満点でできたとしても、会議を上手く進行できません。

最も重要なのは「事前共有する」ということです。

私は会議中のファシリテーションが上手いわけではないのですが、「事前共有を徹底する」ことを実践してから、特に会議の進行で苦労することはなくなりました。

ここでは、会議の目的と種類、進行下手な原因、上手くなるためのコツについてご紹介します。

元底辺営業マン

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会議の目的と種類

まずは会議の目的と種類について理解していきましょう。

その理由は、会議の目的と種類によって会議の進め方が大きく変わってくるからです。

会議の目的と種類1：情報共有

基本的には「特定の人から情報を一方的に伝える会議」となります。

例えば、会社の方針を伝えるオリエンテーション、プロジェクトの概要や各人の役割を伝えるキックオフミーティング等が該当します。

会議の目的と種類2：ブレスト

「不特定多数の人が自由に意見を述べる会議」となります。

例えば、新規事業のネタを考える、〇〇部門の今後の方針を考えるなどのワークショップ等が該当します。

会議の目的と種類3：合意形成

「参加者間で物事を決定する会議」となります。

例えば、提案の方向性を決める、プロジェクトの方針を決めるなどの定例会等が該当します。

元底辺営業マン

会議を自ら設定する際は、3つのどれに当てはまるのか考えた上で、進め方を検討していくのが基本となります。

会議進行が上手くいかない原因

まずは、会議進行が下手な人がやりがちなミスを実例を交えて見てみましょう。

私はこのような会議を何度となく経験してきましたが、あなたも経験があるのではないでしょうか。さて、この会議の進め方の何が問題なのか考えてみましょう。

詳細の内容は置いておいて、この話は以下の問題があることに気づきましたでしょうか。

これを言い換えると、以下の2つの点で問題があるのです。

原因1：（事前に）会議の目的・内容がはっきりしていない

今回の場合、結局、会議に出てみたら意見を述べて欲しいとのことでした。

Bさんとしては、事前に会議の目的・内容を知ることができたら事前に準備することができて、もっと活発な意見交換ができた可能性があります。

Aさんとしても、ファシリテーションが上手いわけではないので、その場で相手の考えを引き出すことができませんでした。

そして、また同じ会議が開かれることになってしまいました。

この場合、会議中に実施すること（意見をまとめる）と会議外に実施すること（提案の方向性を考える）を区別できていないため、問題のある会議となってしまいました。

原因2：ネクストアクションを決めない

ブレストや合意形成の会議には、必ず次があるはずです。

ブレストの会議の場合は、アイデアを出すことが主になると思いますが、出したあとは必ずまとめるという次のステップがあるはずです。

合意形成の会議の場合は、提案の方向性を固めたあとは必ず誰かが提案書を各という次のステップがあるはずです。

会議が終わった後に、誰がボールを持っているかが分からず、結局時間が経っても話が先に進んでいないかったというケースがよくあります。

会議進行が上手くなるためのコツ

実例のように会議の進行がイマイチとなってしまうのは、会議参加者全員が会議が始まるまで、「どんな会議となるのか」がわからないからです。

したがって、会議進め方下手を克服するためには、「事前共有する」に尽きると思います。

よく「発言ルールを設けましょう！」といった会議を進める上でのテクニックとか言われていますが、これまでの経験上、そんな細かいことあまり重要でないです。

会議の内容が事前に共有されていれば、参加社は会議が始まる前から「こんな感じで進んでいくな」とイメージができています。

ぶっちゃけ進行役のファシリテーションが下手でも会議は勝手に進みます。

コツ1：会議の目的を事前共有する

最初にお伝えした「会議の目的と種類」のどれに該当するのかを共有しましょう。

情報共有であれば、「Y社案件の情報共有の場となります」と共有することになり、ブレストや合意形成であれば、「〇〇の件についてディスカッションの場となります」と共有することになります。

コツ2：アジェンダを事前共有する

必ず時間配分を考慮したアジェンダを共有しましょう。

特に3の合意形成であれば、何かしらの結論を出さなければなりません。

参加者に制限時間をインプットして、議論が盛り上がり、話がまとまり切らなかったということは避けましょう。

コツ3：内容を事前共有する

会議の目的を伝えるのと同時に、会議で話す予定の内容も簡単に共有しましょう。

特にブレストや合意形成であれば、事前に内容をもとに考える時間が生まれます。

コツ4：お願い事項を事前共有する

会議の目的、内容と合わせて、参加者へ事前に準備してきてもらいたいものがあれば共有しましょう。

ブレストや合意形成であれば、「事前に〇〇について考えてきてください」とすれば、その場で考えて時間切れとなり、もう一度会議をセッティングするという手間を省くことができます。

コツ5：どこまで決めたいかを事前共有する

提案の方針まで決まれば良いのか、提案の具体的な中身まで決めたいのか等、どこまで決めたいかを共有しましょう。

それによって、参加者が事前に準備してくるものの深さが変わってきます。

コツ6：ネクストアクションを事前共有する

ネクストアクションは会議をしてからでないと決められないのでは？と思う方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

ある程度会議のオチを想定しながら、「こういうオチになったら〇〇タスクをAさんにお願いしよう」といった形で自分の頭の中で決めておきます。

上記は事前共有することではないのですが、必ず今後の想定スケジュールは共有するようにしましょう。

どれくらい緊急性があるのかによっても、参加者のモチベーションは変わります。

元底辺営業マン

かなり時間的に余裕のある話であれば、ゆるく参加する人もいるでしょうし、余裕がなければ、本気度高めで参加してくれるでしょう。

結局どのような会議の進め方がよかったのか？

お伝えした通り、会議の進め方を上手くするには「会議中のテクニック」ではなく「会議前の事前共有」をすることです。

では、Aさんが実際どうすべきだったのか見ていきましょう。

いかがでしょうか。

Aさんのファシリテーションも必要なく勝手に進んでいきました。これはただ「事前共有する」を実行しただけです。

これはあくまで例なのですが、経験上、しっかりと事前に共有ができていればこれくらいスムーズに進みます。

まとめ

この記事では、会議進行のやり方について紹介しました。

繰り返しにはなりますが、会議を上手く回すためにファシリテーションスキルはmustではありません。

会議の内容が事前に共有されていれさえすれば、進行役のファシリテーションが下手でも会議は勝手に進みます。

元底辺営業マン

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